La Comunicación interna se trata de la comunicación que tiene lugar entre los miembros de una empresa. Pese a su indudable importancia, con frecuencia se descuida. Por eso, te mostramos algunas herramientas para agilizarla este año.
Es una manera de motivar e integrar a los empleados y evitar la fuga de talento.
Favorece la comunicación permite que haya una mayor participación y entendimiento, entre los integrantes de los diferentes departamentos.
Es una estrategia para gestionar e integrar el equipo humano de una empresa. Se utiliza, en ocasiones, simplemente para informar y en otras para motivar, persuadir, recordar o explicar contenido de interés que aumente la productividad de los empleados.
El resultado de esta inoperante comunicación es la falta de compromiso de muchos empleados que, al no sentirse identificados con el lugar donde trabajan, optan por marcharse a otro sitio o bien deciden quedarse, pero rindiendo muy por debajo de sus posibilidades.
La comunicación formal. Sería la creación y mantenimiento de unos canales: intranet, correo electrónico, newsletters, boletines digitales, etc. que sirvan para comunicar eficazmente información relevante de carácter oficial.
La comunicación informal. De igual o más importancia que la anterior, se trata de la comunicación del día a día entre compañeros, superiores jerárquicos y subordinados. Especialmente aquellos empleados que por su posición dentro de la empresa ejercen de líderes, deben dominar el arte de comunicarse con los demás con asertividad y empatía, ya sea porque tengan habilidades innatas o porque hayan perfeccionado sus dotes con la formación adecuada.
En general, la comunicación interna de la empresa (tanto formal como informal) debe caracterizarse por ser clara, simple y articulada en un lenguaje fácilmente comprensible.
Aitor Tena, director de RRHH Volkswagen Financial Services, afirma que la comunicación interna lideró en la empresa en 2021: "Ha sido el tema estrella y en nuestro caso lo que hemos hecho es poner mucho foco en la salud de los empleados al momento de comunicarnos".
Por otro lado, Juan Sánchez, director de Recursos Humanos de DHL Supply Chain Iberia, cuenta que Together, su programa de comunicación interna galardonado con el Premio OCI al mejor programa de comunicación interna, cuenta: "el proyecto buscó innovar a la hora de llegar a la plantilla, con nuevos momentos de escucha e involucración que han permitido un trato más cercano, impactando directamente en el sentimiento de compromiso y en la experiencia del empleado. DHL Supply Chain apuesta por un modelo de gestión de personal participativo, fomentando un entorno en el que cada persona pueda desarrollar todo su potencial personal y profesional".
En caso de que necesitemos compartir información de un modo versátil y ágil, donde la frecuencia y funcionalidad son más importantes que hacerlo de una manera especialmente "formal" vamos a necesitas escoger una herramienta que cubra cuantas más necesidades mejor.
Por ejemplo: necesitamos elaborar textos, hacer videollamadas, compartir documentos rápidamente, radiar información, hacerlo a través de distintos canales de divulgación y búsqueda de contenido indexado; y claro, es importante poder hacer todo esto de manera eficaz.
Slack y Stride (antiguo HipChat de Atlassian) cumplen bien su cometido. Ambos son gratuitos en sus versiones básicas y con planes de pago para ampliar la capacidad de mensajes, espacio a compartir y cantidad de integraciones con extensiones de funcionalidades de terceros. De hecho, esto es uno de los grandes atractivos y éxitos de este tipo de programas, que pueden integrarse con otras herramientas del mercado de un modo muy simple (RRSS, calendarios, archivos en la nube, etc.).
Si lo que buscamos es únicamente la opción de videoconferencia o chat, siempre tendremos clásicos como el Hangouts de Google (gratuito), el Skype de Microsoft (gratuito pero con versión de business) o el Webex de Cisco (de pago, aunque está evolucionando a integrar funcionalidades de terceros también).
Un clásico en las newsletters y la gestión de tus campañas de marketing por correo electrónico, una es MailChimp (gratuito y con planes de pago por límite de correos y funcionalidades extra). Actualmente ofrece muchas más funcionalidades como suite de marketing electrónico (landing pages, streamline con RRSS, análisis de datos de tu website, etc.).
Cuponstar, por ejemplo, ofrece una sección interna para comunicar las novedades de la compañía, incorporaciones de nuevos colaboradores y todos los beneficios que se ofrecen a los colaboradores, a través de dos secciones específica. Lo único que la empresa debe hacer es enviar la comunicación a realizar a Cuponstar, ¡y nosotros nos encargamos del resto!
En Cuponstar generamos nuevos canales de comunicación digital y llegamos a la palma de la mano del empleado.
Visualizar y planificar el trabajo es necesario. Para ello, disponemos de varias herramientas, unas más sencillas y otras más complejas según nuestras necesidades, pero muy útiles para ayudarnos en con esta necesidad organizativa.
Organizar las reuniones o actividades y llegar a un acuerdo de forma eficiente: Doodle (gratuito) es un clásico. Propuesta de varias opciones desde la persona que lo planifica, y con una fecha límite, voto de las opciones que nos van mejor por participante. Con un simple enlace ahorramos un montón de idas y venidas.
Irradiar información entre compañeros/as deslocalizados: RealtimeBoard (gratuito pero de pago por cantidad de participantes a editar) Se trata de un panel visual muy similar a lo que sería la pared en la oficina. Post-its, imágenes e incluso documentos todos “pinchados” y al alcance de todos en nuestra pared virtual.
Trazar un listado de tareas a realizar: Trello (gratuito y con opciones de pago para disfrutar de varias extensiones). Un gran gestor de tareas, pero sin la complejidad de un programa orientado a métricas y trazabilidad del desempeño. Otra opción similar e incluso más sencilla es Wunderlist(gratuito). Se trata de opciones muy interesantes a explorar si necesitamos trazar un listado de tareas por realizar, en curso o estructura similar.
Buscar una gestión más profesional de nuestros proyectos o actividades, con métricas: Jira, LeanKit, Kanbanize o SwiftKanban (todas de pago). En todas podemos crear estructuras de trazado del trabajo, prioridades, distintos niveles (estratégico, operaciones, etc.) y métricas avanzadas derivadas de ello. Así con estas últimas, poder tomar decisiones sobre nuestros futuros pasos con conciencia y perspectiva real de nuestros productos y servicios.
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Acceso centralizado a todos los contenidos dentro de la misma plataforma, facilitando la comunicación del día a día de los colaboradores.
Acceso y visualización clara de los contenidos que son relevantes para cada colaborador, a través de notas.
Integración de los colaboradores que trabajan dentro y fuera de la oficina, fortaleciendo las conexiones entre distintos roles y funciones, de manera 100% digital.
Actualización automática de usuarios que ingresan a la plataforma para una gestión más ágil de quiénes acceden a las comunicaciones.
Las comunicaciones se centralizan en un cluster de fácil acceso, o bien en la sección de "Novedades" de la Home de la plataforma de beneficios!
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Te ayudamos a definir la estrategia de comunicación y te brindamos soporte para el diseño de las piezas y su envío.