"Llame más tarde", "estamos en camino", "tuvimos un inconveniente", "perdón: no volverá a pasar", "no sabía", "déjeme revisar para ver qué paso": Estas son ejemplo de un sinnúmero de frases que pretenden excusar una cultura personal y que, si no le ponemos atención, se vuelve institucional, y ¡cuidado!, porque puede tocar nuestras fronteras y vulnerar muchas otras cosas buenas que tenemos.
La cultura de lo pendiente es esa forma que se va incorporando en la vida del colaborador, en la empresa o del ciudadano común y corriente, y que parece integrarse a su estilo y modo de actuar.
Se nos volvió costumbre tener más pendientes de los que podemos manejar, si es que es posible tener un término medio o un número de pendientes adecuado. Entendemos como pendiente todo aquello que está por resolver, está sin finalizar, lo que comenzamos y quedó a medias. Ese cúmulo de postergados que cargamos en nuestras incompetencias, debemos señalarlo sin dilaciones, es un mundo que acepta la irresponsabilidad.
Los síntomas son muchos. Aquí algunos que hemos escuchado: "es mejor que los clientes esperen para que entiendan que aquí se trabaja con sumo cuidado", "si resolvemos muy rápido dirán que no tenemos otra cosa que hacer", "tenemos mucho trabajo y todo no se logra", "es imposible atender oportunamente", "no alcanza el tiempo", "son demasiadas solicitudes", "me gusta estar con pendientes porque eso me mantiene alerta"…
La causa es una: la persona, el funcionario, el colaborador, que se anima a vivir en tales circunstancias y que, a través de su modo particular de no hacer lo que tiene que hacer optimizando el uso de los recursos, —incluido el tiempo—, afecta a otros colegas, impide construir equipos, mata la efectividad de una organización y muchas veces establece un comportamiento que otros aceptan y empiezan a repetir. ¡Cuidado con el personaje del pendiente permanente!
Este tipo de empresas está implementando cultura cero pendientes. Estoy seguro de que esa persona que llamó no tiene su gaveta y escritorio lleno de papeles pendientes de encontrar un archivo. Me imagino que sus colaboradores y líderes hacen parte de la estrategia, todos hacen lo que tienen que hacer, nadie está esperando que le hagan su trabajo, o que un jefe o supervisor les informe qué hacer. Una cultura cero pendientes requiere gente que se auto gestione.
En la cultura empresarial, observamos que el éxito está demarcado en una parte de la cancha por los que ejecutan y en la otra parte hay buenos jugadores de discurso, conversadores y planeadores. Los sabios nos han planteado que el tema de pensar es el arranque, pero no el fin: si tenemos una cultura de cero pendientes quiere decir que tenemos una cultura de ejecución, de hacer.
Necesitamos hacedores, gente con hábito de ejecutar. El tema es de cultura, de disciplina. Hay que tener cuidado con personas que dicen que harán. Cuando nos encontramos en un sistema de ejecución de cero pendientes, el que no se sube al mismo, se queda. El propio mecanismo lo obliga a incorporarse.
Para tener claro el mapa de los cero pendientes y la cultura de la ejecución, necesitamos definir prioridades, tener claras las metas, darlas a conocer y practicar para reaccionar ante los imprevistos, salir al campo a generar la acción, dar seguimiento, apoyar, hacer equipo, resolver conflictos, avivar la crítica honesta y propositiva, y premiar a los que consiguen resultados: impulsar a los colaboradores de cero pendientes.
6 consejos para evitar procrastinar en el trabajo
Aquí te damos seis buenas prácticas que pueden ayudar a dejar de procrastinar.
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Antes de empezar define tus objetivos. Clarificar con tu área qué espera de ti y cuáles son tus metas. Después, ponlo por escrito y establece una fecha límite para cumplirlos.
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Una pauta esencial es saber organizar el tiempo. Cuando estamos trabajando tendemos a tener multitud de cometidos. Crea un horario y cúmplelo. Y además elabora listas donde establezcas un orden de importancia entre estas. Utiliza la técnica de pirámide invertida y ve de lo más esencial a lo menos relevante. Por otro lado, según vayas cumpliendo los objetivos escritos ve marcándolos para que puedas ver tus progresos.
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No dejes para el final las tareas más complejas. Una vez determinas la importancia de las actividades, comienza trabajando con las que están en primera posición. Por lo general son las causantes de que caigamos en la procastinación, para evitarlo elimínalas pronto de tu lista.
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Ponte a trabajar cuanto antes. Una vez empezamos una actividad tendemos a no dejarla a medias. Toma impulso y empieza a trabajar sin distracciones.
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Confía en tus capacidades. Como ya sabemos las tareas que tendemos a evitar son aquellas que suponen una mayor dificultad. Si el cometido te parece muy extenso o inalcanzable: divídelo. Brian Tracy defiende que la mejor técnica es la de desmenuzar esta enorme tarea en pequeñas sub-tareas que completaremos una tras otra hasta finalizar la tarea por completo y sentir la satisfacción y motivación ligada al éxito.
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Provéete de los recursos que necesitas. Antes de empezar a trabajar piensa en todo lo que vas a necesitar para tus actividades programadas y prepáralo. De esta forma evitarás distracciones y con ellas la pérdida de concentración.
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