Herramientas para mejorar la comunicación interna de tu empresa este 2022

La Comunicación interna se trata de la comunicación que tiene lugar entre los miembros de una empresa. Pese a su indudable importancia, con frecuencia se descuida. Por eso, te mostramos algunas herramientas para agilizarla este año.

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¿Qué es la comunicación interna?

De la comunicación interna forman parte aquellas acciones de comunicación dirigidas a los empleados, con la finalidad de fomentar el diálogo entre las distintas áreas que forman la empresa y la participación de los trabajadores. El objetivo: mejorar los resultados.

Es una manera de motivar e integrar a los empleados y evitar la fuga de talento.
Favorece la comunicación permite que haya una mayor participación y entendimiento, entre los integrantes de los diferentes departamentos.
Es una estrategia para gestionar e integrar el equipo humano de una empresa. Se utiliza, en ocasiones, simplemente para informar y en otras para motivar, persuadir, recordar o explicar contenido de interés que aumente la productividad de los empleados.

Realizando una correcta comunicación corporativa, los trabajadores conocen mejor la empresa y son capaces de entender y hacer llegar a los compradores, los valores de la entidad porque saben de primera mano qué hace la organización, cuáles son sus fundamentos, qué objetivos tiene, que ofrece a sus empleados, qué proyectos están en marcha, etcétera.

No debemos confundir comunicación interna con la información. La información consiste en transmitir mensajes –habitualmente de la dirección a los trabajadores–, mientras que la comunicación requiere una respuesta del receptor, es decir, un feedback entre las dos partes.

Esta comunicación debe ser bidireccional para que el trabajador sea parte activa.

Es habitual encontrarnos con organizaciones donde la distancia comunicacional entre la directiva y los empleados es enorme, ya que desde la parte directiva no se ha sabido transmitir con eficacia la misión, valores y objetivos de la empresa.

El resultado de esta inoperante comunicación es la falta de compromiso de muchos empleados que, al no sentirse identificados con el lugar donde trabajan, optan por marcharse a otro sitio o bien deciden quedarse, pero rindiendo muy por debajo de sus posibilidades.

Para que la comunicación interna dentro de la empresa realmente funcione hay que trabajar en dos líneas de actuación:

La comunicación formal. Sería la creación y mantenimiento de unos canales: intranet, correo electrónico, newsletters, boletines digitales, etc. que sirvan para comunicar eficazmente información relevante de carácter oficial.
La comunicación informal. De igual o más importancia que la anterior, se trata de la comunicación del día a día entre compañeros, superiores jerárquicos y subordinados. Especialmente aquellos empleados que por su posición dentro de la empresa ejercen de líderes, deben dominar el arte de comunicarse con los demás con asertividad y empatía, ya sea porque tengan habilidades innatas o porque hayan perfeccionado sus dotes con la formación adecuada.

En general, la comunicación interna de la empresa (tanto formal como informal) debe caracterizarse por ser clara, simple y articulada en un lenguaje fácilmente comprensible.

Aitor Tena, director de RRHH Volkswagen Financial Services, afirma que la comunicación interna lideró en la empresa en 2021: "Ha sido el tema estrella y en nuestro caso lo que hemos hecho es poner mucho foco en la salud de los empleados al momento de comunicarnos".

Por otro lado, Juan Sánchez, director de Recursos Humanos de DHL Supply Chain Iberia, cuenta que Together, su programa de comunicación interna galardonado con el Premio OCI al mejor programa de comunicación interna, cuenta: "el proyecto buscó innovar a la hora de llegar a la plantilla, con nuevos momentos de escucha e involucración que han permitido un trato más cercano, impactando directamente en el sentimiento de compromiso y en la experiencia del empleado. DHL Supply Chain apuesta por un modelo de gestión de personal participativo, fomentando un entorno en el que cada persona pueda desarrollar todo su potencial personal y profesional".

"Together" incluye desde importantes programas de formación a medida hasta ambiciosas iniciativas para potenciar hábitos saludables (Talleres de Felicidad, servicio de fisioterapia, escuela de posición postural de espalda...), sesiones virtuales motivacionales, convenciones virtuales, townhalls, desayunos de trabajo, sesiones de comunicación individuales e incluso están operativas la radio DHL Zone, hecha por y para la familia de DHL (sus podcasts están entre los 10 programas de empresa más escuchados por la plantilla) y la red social interna Connect que permite interactuar con todos los miembros de la compañía y que ha recibido una gran acogida.

Otro programa que goza de gran acogida entre los empleados de DHL es el denominado "Tu vocación" en el que más de 200 miembros de la plantilla han mantenido alta la moral del resto en los momentos más duros de la pandemia compartiendo sus vocaciones artísticas (lírica, música, pintura, escultura...) hasta el punto de llevar a cabo un concurso interno de talentos o realizar exposiciones itinerantes de artes plásticas.

¿Quieres mejorar la comunicación interna en tu compañía? Te recomendamos algunas herramientas que pueden ser de utilidad y resultan fáciles de utilizar.

15 Herramientas para ayudarte con la comunicación interna

Tener a todos los equipos co-localizados en un mismo lugar, con espacios preparados y adecuados a los requerimientos de nuestro día a día, es una ventaja comunicativa. Pero la realidad es que la idiosincrasia de muchos productos y servicios que desarrollamos actualmente requieren de profesionales formando equipos repartidos en varias localizaciones. Sea cual sea nuestra situación, disponer de las herramientas adecuadas para que la información fluya como debe es un requisito de diseño estructural básico.

Cuando estamos hablando de equipos de alto rendimiento es totalmente necesario. Tendremos que tener en cuenta nuestro contexto organizacional, productos y servicios que ofrecemos a la hora de elegir las que realmente nos interesen.

Comunicación instantánea y frecuente

En caso de que necesitemos compartir información de un modo versátil y ágil, donde la frecuencia y funcionalidad son más importantes que hacerlo de una manera especialmente "formal" vamos a necesitas escoger una herramienta que cubra cuantas más necesidades mejor.

Por ejemplo: necesitamos elaborar textos, hacer videollamadas, compartir documentos rápidamente, radiar información, hacerlo a través de distintos canales de divulgación y búsqueda de contenido indexado; y claro, es importante poder hacer todo esto de manera eficaz.

Slack y Stride (antiguo HipChat de Atlassian) cumplen bien su cometido. Ambos son gratuitos en sus versiones básicas y con planes de pago para ampliar la capacidad de mensajes, espacio a compartir y cantidad de integraciones con extensiones de funcionalidades de terceros. De hecho, esto es uno de los grandes atractivos y éxitos de este tipo de programas, que pueden integrarse con otras herramientas del mercado de un modo muy simple (RRSS, calendarios, archivos en la nube, etc.).

Si lo que buscamos es únicamente la opción de videoconferencia o chat, siempre tendremos clásicos como el Hangouts de Google (gratuito), el Skype de Microsoft (gratuito pero con versión de business) o el Webex de Cisco (de pago, aunque está evolucionando a integrar funcionalidades de terceros también).

Marketing y correo

Un clásico en las newsletters y la gestión de tus campañas de marketing por correo electrónico, una es MailChimp (gratuito y con planes de pago por límite de correos y funcionalidades extra). Actualmente ofrece muchas más funcionalidades como suite de marketing electrónico (landing pages, streamline con RRSS, análisis de datos de tu website, etc.).

Clima, feedback y mejora de cultura

Disponer de un equipo bien engrasado y eficaz requiere procesos en los que revisarnos y ajustarnos con frecuencia para mejorar. Una de las herramientas que nos puede ayudar bastante es Officevibe (gratuito y con opción de pago para escalado de funcionalidades). Se trata de un programa que gestiona encuestas muy sencillas de responder de un modo anónimo para ir midiendo el clima laboral y saber la opinión de todas las personas a las que se lo enviemos. A partir de los datos y estadísticas propone actividades concretas para solucionar y mejorar las problemáticas encontradas.

Cuponstar, por ejemplo, ofrece una sección interna para comunicar las novedades de la compañía, incorporaciones de nuevos colaboradores y todos los beneficios que se ofrecen a los colaboradores, a través de dos secciones específica. Lo único que la empresa debe hacer es enviar la comunicación a realizar a Cuponstar, ¡y nosotros nos encargamos del resto!

En Cuponstar generamos nuevos canales de comunicación digital y llegamos a la palma de la mano del empleado.

Planificación

Visualizar y planificar el trabajo es necesario. Para ello, disponemos de varias herramientas, unas más sencillas y otras más complejas según nuestras necesidades, pero muy útiles para ayudarnos en con esta necesidad organizativa.

Organizar las reuniones o actividades y llegar a un acuerdo de forma eficiente: Doodle (gratuito) es un clásico. Propuesta de varias opciones desde la persona que lo planifica, y con una fecha límite, voto de las opciones que nos van mejor por participante. Con un simple enlace ahorramos un montón de idas y venidas.

Irradiar información entre compañeros/as deslocalizados: RealtimeBoard (gratuito pero de pago por cantidad de participantes a editar) Se trata de un panel visual muy similar a lo que sería la pared en la oficina. Post-its, imágenes e incluso documentos todos “pinchados” y al alcance de todos en nuestra pared virtual.

Trazar un listado de tareas a realizar: Trello (gratuito y con opciones de pago para disfrutar de varias extensiones). Un gran gestor de tareas, pero sin la complejidad de un programa orientado a métricas y trazabilidad del desempeño. Otra opción similar e incluso más sencilla es Wunderlist(gratuito). Se trata de opciones muy interesantes a explorar si necesitamos trazar un listado de tareas por realizar, en curso o estructura similar.

Buscar una gestión más profesional de nuestros proyectos o actividades, con métricas: Jira, LeanKit, Kanbanize o SwiftKanban (todas de pago). En todas podemos crear estructuras de trazado del trabajo, prioridades, distintos niveles (estratégico, operaciones, etc.) y métricas avanzadas derivadas de ello. Así con estas últimas, poder tomar decisiones sobre nuestros futuros pasos con conciencia y perspectiva real de nuestros productos y servicios.

Herramientas que ofrece Cuponstar para la Comunicación Interna

Cuponstar no solo ofrece una plataforma de beneficios en comercios y un programa de wellness y capacitaciones para tus colaboradores, sino también, secciones de comunicación con todo tu equipo de trabajo.

Con tu programa de beneficios, puedes centralizar en una única plataforma todas las necesidades de Comunicación Interna de la Organización:

Comunicaciones Corporativas
Iniciativas de Recursos Humanos
Operaciones del Negocio
Nuevos beneficios
Acciones promocionales
Concursos y nuevas funcionalidades
Novedades y nuevas políticas de la empresa.
Calendario de Eventos.
Saludos por Fechas Especiales.
Información relacionada a la plataforma de beneficios, nuevos descuentos y sorteos.

Contarás con las siguientes ventajas:

Acceso centralizado a todos los contenidos dentro de la misma plataforma, facilitando la comunicación del día a día de los colaboradores.
Acceso y visualización clara de los contenidos que son relevantes para cada colaborador, a través de notas.
Integración de los colaboradores que trabajan dentro y fuera de la oficina, fortaleciendo las conexiones entre distintos roles y funciones, de manera 100% digital.
Actualización automática de usuarios que ingresan a la plataforma para una gestión más ágil de quiénes acceden a las comunicaciones.

Trabajamos en piezas exclusivas para que la empresa pueda comunicar a sus usuarios todas las novedades del programa.

Comunicación de Beneficios Propios

A través de diferentes pilares vas a poder ordenar todos los beneficios corporativos que ofreces a los colaboradores de la empresa, como regalos por maternidad, regalo por matrimonio, frutas en la oficina, ¡lo que desees!

Las comunicaciones se centralizan en un cluster de fácil acceso, o bien en la sección de "Novedades" de la Home de la plataforma de beneficios!

Comunicación de Novedades

Trabajamos en piezas exclusivas para que la empresa pueda comunicar a sus usuarios todas las novedades del programa:

Cursos y Capacitaciones.
Novedades y nuevas políticas de la empresa.
Calendario de Eventos.
Saludos por Fechas Especiales.
Información relacionada a la plataforma de beneficios, nuevos descuentos y sorteos.

Te ayudamos a definir la estrategia de comunicación y te brindamos soporte para el diseño de las piezas y su envío.

¿Te interesa conocer nuestra plataforma de beneficios y comunicación para tu compañía?

Ingresa tus datos aquí y prueba una demo gratuita.

Escrito por Luciana Psenda

Licenciada en Comunicación. Marketing & PR Manager de Bonda, plataforma de beneficios líder en LATAM.